Dziś, 7 kwietnia 2023 r., weszły w życie przepisy znowelizowanego 1 grudnia 2022 r. Kodeksu pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r., poz. 240, dalej: k.p.), które wprowadziły na stałe do kodeksu regulacje umożliwiające pracodawcom kontrolę trzeźwości pracowników oraz pracę zdalną i możliwość kontroli jej wykonywania przez pracodawcę.

WZORY DOKUMENTÓW w LEX NOWOŚĆ:

• Procedura przeprowadzania kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, w związku z pracą zdalną >

• Wniosek pracownika o okazjonalną pracę zdalną - wzór dokumentu >
• Regulamin pracy zdalnej >
• Ocena ryzyka zawodowego przy pracy zdalnej >
• Polecenie pracodawcy w sprawie pracy zdalnej >
• Porozumienie z pracownikiem o wykonywaniu pracy zdalnej >
• Oświadczenie pracownika o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej >

Czytaj również: 
Kodeksowa praca zdalna możliwa po 7 kwietnia, nawet gdy konsultacje ze związkami trwają>>
Pracodawco, z przygotowaniem regulaminu pracy zdalnej śpiesz się powoli>>
 

Praca zdalna - całkowita, częściowa i okazjonalna

Zgodnie z art. 67 (18) K.p., praca zdalna może być wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Będzie też mogła być wykonywana okazjonalnie. Jak stanowi art. 67 (33) par. 1 k.p., okazjonalna praca zdalna będzie przysługiwała na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

Sprawdź w LEX: Czy w regulaminie pracy zdalnej można również uregulować kwestie pracy zdalnej dla zleceniobiorców? >>

Co ważne, w myśl art. 67 (19), wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika strony będą mogły uzgodnić przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia. W tym drugim przypadku uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. 

Ustawa dopuszcza także pracę zdalną wykonywaną na polecenie pracodawcy:

1. w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub
2. w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej

- jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Sprawdź w LEX: Polecenie pracy zdalnej  - procedura krok po kroku >>

Sprawdź w LEX: Praca zdalna na wniosek pracownika - procedura krok po kroku >>

Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej, z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem.
Może też cofnąć polecenie w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej, o czym pracownik ma poinformować pracodawcę niezwłocznie. 

Sprawdź w LEX: W jaki sposób należy określić miejsce wykonywania pracy w przypadku pracy zdalnej? >

Zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca ma określić w porozumieniu zawartym z zakładową organizacją związkową, a jeżeli u pracodawcy działa więcej niż jedna taka organizacja - to w porozumieniu między pracodawcą a tymi organizacjami. Jeżeli natomiast nie było możliwe uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi, pracodawca uzgadnia tę treść z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi w rozumieniu art. 25 (3) ust. 1 lub 2 ustawy o związkach zawodowych, z których każda zrzesza co najmniej 5 proc. pracowników zatrudnionych u pracodawcy.

Jeżeli w terminie 30 dni od dnia przedstawienia projektu porozumienia przez pracodawcę nie dojdzie do zawarcia porozumienia, wówczas pracodawca może określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie. Pracodawca, u którego nie działają związki zawodowe, określa zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Uwaga! Wykonywanie pracy zdalnej jest dopuszczalne także wtedy, gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin. W takim przypadku pracodawca określa zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

W porozumieniu oraz regulaminie określa się w szczególności zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną, zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych. 

Czytaj w LEX: Bezpieczna praca osób świadczących pracę w formie pracy zdalnej - krok po kroku >

Praca zdalna. Kontrola trzeźwości pracowników. Wzory (E-BOOK) ebook

Małgorzata Mędrala

Sprawdź  

Co będzie mógł skontrolować pracodawca?

Kwestię kontroli reguluje art. 67 (28) Kodeksu pracy. Zgodnie z jego par. 1, pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ par. 1 i 2 (tj. porozumieniu zawartym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową albo organizacją reprezentatywną), regulaminie, o którym mowa w art. 67²⁰ par. 3 i 4, poleceniu, o którym mowa w art. 67¹⁹ par. 3 (tj. poleceniu pracodawcy), albo w porozumieniu, o którym mowa w art. 67²⁰ par. 5 zdanie drugie (tj. w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem). Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.

Czytaj w LEX: Praca zdalna a ochrona danych osobowych >>>

Pracodawca, w myśl par. 2, ma dostosować sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Jeżeli pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej, o której mowa w art. 67¹⁹ par. 1 pkt 2 (tj. pracy zdalnej uzgodnionej przy zawieraniu umowy o pracę lub w wykonywanej w trakcie zatrudnienia), stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy określonych w informacji, o której mowa w art. 67³¹ par. 5 (przy ocenie ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalnie), lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.

Zdaniem dr hab. Moniki Gładoch, prof. UKSW, kierownika Katedry Prawa Pracy, radcy prawnego, kontrola pracy to wprawdzie najprostszy, a niekiedy najskuteczniejszy sposób ograniczenia ryzyka osobowego pracodawcy, jednakże stanowiący zarazem przejaw braku zaufania pracodawcy do pracownika. – Prawo do kontroli pracownika jest cechą stosunku pracy i konsekwencją przyznania pracodawcy uprawnień kierowniczych. Również praca zdalna wiąże się z koniecznością kontroli pracy, choć w inny sposób niż typowa praca w biurze – mówi prof. Gładoch. I zaznacza, że pracodawcę bardziej interesuje rezultat pracy niż sam jej przebieg.

Sprawdź odpowiedź eksperta w LEX: Czy obowiązkiem pracodawcy jest dostarczenie biurka i krzesła dla pracownika wykonującego pracę zdalnie? >

Zasady, sposób i rodzaje kontroli

Jak jednak podkreśla prof. Monika Gładoch, pracodawca nie ma całkowitej swobody kontrolowania pracownika, mimo swoich kierowniczych uprawnień. -Kontrolowanie jest dopuszczalne pod warunkiem zachowania określonych wymogów prawnych – twierdzi. I wskazuje na trzy zasady. Po pierwsze – czynności kontrolne powinny mieć związek ze stosunkiem pracy, po drugie – powinny być możliwie najmniej dolegliwe dla pracownika, czyli proporcjonalne, a po trzecie – pracodawca ma obowiązek uprzedzić pracowników o możliwości i zakresie stosowanej wobec nich kontroli.

- Prawo do kontroli dotyczy każdej formy pracy zdalnej: dobrowolnej, poleconej przez pracodawcę i okazjonalnej – wskazuje prof. Gładoch.

I tak, kontrola może być:

1. bieżącą kontrolą wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
2. kontrolą bezpieczeństwa i higieny pracy,
3. kontrolą przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, i
4. monitoringiem poczty elektronicznej pracownika.

- Metody kontroli 1-3 muszą wynikać z porozumienia lub regulaminu dotyczącego pracy zdalnej. Jeśli wymienione źródła nie obowiązują w zakładzie pracy, wówczas rodzaje i metody kontroli powinny wynikać z polecenia pracodawcy, o którym mowa w art. 67 (19) par. 3 k.p. lub z porozumienia zawartego z pracownikiem. Kontrola bieżąca może przejawiać się w postaci regularnego kontaktu służbowego z pracownikiem przy użyciu obrazu i dźwięku, samego dźwięku, a nawet wymiany korespondencji – zauważa prof. Monika Gładoch. W jej opinii, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny oraz kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych pracy, należy przeprowadzać w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika. Oznacza to, że pracownik powinien uzgodnić z pracodawcą datę i godzinę kontroli, gdyż sam sposób wynika już z aktów prawa zakładowego, polecenia lub porozumienia z pracownikiem.

Czytaj w LEX: Przegląd projektów rozporządzeń i ustaw z zakresu prawa pracy >

- Ustawa nie ustanawia żadnych konkretnych metod kontroli. Nie wyjaśnia, czy kontrola musi zawsze nastąpić na miejscu, czyli w miejscu zamieszkania pracownika, czy też może być przeprowadzona z wykorzystaniem środków porozumiewania się na odległość. Przepis stanowi, że pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju. Pracodawca musi zatem stosować metodę proporcjonalną, adekwatną do rodzaju pracy – podkreśla prof. Monika Gładoch.

Czytaj w LEX: Praca zdalna w administracji >>

Czytaj w LEX: Praca zdalna nauczycieli i pracowników niepedagogicznych >>

Jak to realnie zrobić?

- Wszystkie te kontrole łączą się ze sobą, ale z nimi jest jeden podstawowy problem: to są kontrole w dużej mierze na papierze. Szczególnie dotyczy to kontroli prowadzonej w miejscu wykonywania pracy. Co prawda pracodawca może przyjechać na taką kontrolę, ale w praktyce mało kto będzie to robił. Jest to bowiem bardzo czaso- i pracochłonne. Dla działów HR podstawowym wyzwaniem będzie też realność kontroli pracowników. Trzeba też pamiętać, że taka kontrola to nie monitoring, czyli nie będzie to stałe monitorowanie wykonywania pracy przez pracownika, bo to mogłoby być nadmiarowe, ale działanie o charakterze wyrywkowym. Taka kontrola może polegać np. na poproszeniu pracownika o włączenie kamerki albo sprawdzenie, czy pracownik jest pod mailem, pod telefonem czy też jest dostępny w aplikacji - mówi Łukasz Kuczkowski, radca prawny, partner zarządzający w kancelarii Raczkowski.

Czytaj w LEX: Koszty pracy zdalnej >>>

Sprawdź w LEX: Ustalanie kosztów pracy zdalnej - procedura krok po kroku >>

Zwraca przy tym uwagę na jedną istotną kwestię: w przypadku bhp to pracownik jest zobowiązany zorganizować miejsce pracy zgodnie z zasadami bhp, a pracodawca ma go tylko poinformować, jak powinno to wyglądać. - Tak więc organizacja miejsca pracy leży po stronie pracownika a rolą pracodawcy jest przekazanie mu informacji jak to zrobić w prosty i zrozumiały sposób – podkreśla mec. Kuczkowski. Jeśli natomiast chodzi o kwestie ochrony informacji i ochrony danych osobowych, to – zdaniem mec. Kuczkowskiego – biorąc pod uwagę, że praca zdalna będzie wykonywana głównie przez pracowników biurowych, to podstawową kwestią będzie (i na to firmy będą kładły duży nacisk) zakaz korzystania z dokumentów papierowych oraz praca w miejscu i sposób ograniczający ryzyko wycieku informacji poufnych i danych osobowych – W praktyce już teraz sprowadza się to do zasady czystego biurka, która obowiązuje w miejscu pracy, czyli wymogu przechowywania dokumentów papierowych, jeśli pracownik takie posiada, w zamkniętych szafkach. Podobny wymóg firmy mogą zapisać w regulaminach dotyczących pracy zdalnej – podkreśla mec. Łukasz Kuczkowski. Analogicznie pracodawcy nie będą zgadzali się na pracę z miejsc powszechnie dostępnych jak kawiarnie.

Czytaj w LEX: Nowe zasady pracy zdalnej od 7 kwietnia 2023 r. >

Jakie mogą być skutki kontroli

Jeśli pracodawca stwierdzi w trakcie kontroli uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bhp lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, wówczas może zobowiązać pracownika do usunięcia uchybień we wskazanym terminie lub cofnąć zgodę na na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika.